Fallstudie: Ein Landkreis in Bayern bindet die Anwender:innen in die Softwareauswahl ein

Wie rechnen sich eigentlich IT-Projekte? Die Vorteile ergeben sich dann, wenn Menschen anders arbeiten. Daher lohnt es sich, diese Menschen von Anfang an mit einzubinden.

In dem folgenden Video stellen wir Ihnen in 2 Min. ein Projekt in einem Landkreis in Bayern vor, bei dem die Anwender:innen die Lieferantenauswahl vorbereitet haben.

Ein Landkreis in Bayern beteiligt die Anwender:innen an der Softwareauswahl

Transkript

Fragen Sie sich manchmal, wie sich IT-Systeme rechnen? Während man leicht die Kosten für Lizenzen, Hardware, Anpassungen und Schulungen für eine neue Software ausrechnen kann, bleibt die Frage, wie man den Nutzen abschätzt.

Experten haben die Zusammenhänge herausgearbeitet:

  • der Nutzen lässt sich über zusätzliche Erlöse, eingesparte Kosten oder höhere Qualität ausrechnen.
  • Diesen Nutzen gibt es aber nur, wenn sich etwas dauerhaft in den Abläufen ändert, z. B. etwas tun, was man vorher nicht konnte, etwas besser machen als vorher oder mit etwas aufhören, das zu hohen Kosten führt.
  • Für die dauerhaften Änderungen müssen wir einmalig etwas tun: neue Abläufe definieren, Dinge auf- oder abbauen.
  • Jetzt kommt unser IT-System ins Spiel. Es hilft uns bei diesen Arbeiten und bei den dauerhaften Änderungen.

So, wie wir bei der Planung einer Party zuerst an die Gäste denken, so binden wir bei einer neuen Software die Anwender von Anfang an mit ein.

Die gemeinsame Gestaltung der Arbeit ist unser Thema beim Common Sense Team. Wir haben einem Landratsamt in Bayern bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems geholfen. Für das erste Meeting mit potentiellen Lieferanten haben wir ein gemischtes Team aus Ämtern zusammengestellt. Es hat gemeinsam User Storys erstellt, um damit die neuen Softwareprodukte kennenzulernen. Die Lieferanten waren überrascht, dass hier die Anwender und nicht der IT-Leiter die treibende Kraft hinter der Einführung waren.

Feedback der Anwender: Es war das erste Mal, dass wir in der Verwaltung übergreifend gemeinsam ein komplexes Problem gelöst haben.

Wenn Sie wissen wollen, wie das geht, sprechen Sie uns an.

Literaturtipp: Ward, John ; Daniel, Elizabeth: Benefits Management : Delivering Value from IS and IT Investments. New York: Wiley, 2012.