Fallstudie: Gemeinsame Ablage im Bistum Fulda

Eine gemeinsame Ablage ist die Grundlage für digitale Zusammenarbeit. Dokumente werden nicht mehr per E-Mail ausgetauscht, sondern es gibt ein gemeinsames System, auf das alle Beteiligten gemäß Berechtigungskonzept Zugriff haben.

In dem folgenden Video stellen wir Ihnen in 2 Min das Projekt in Fulda vor.

Das Bistum Fulda führt eine gemeinsame Ablage in der Verwaltung ein.

Transkript

Kennen Sie das? Jeder in der Organisation verwaltet seine Dokumente und E-Mails selbst. Sie auch. Sie arbeiten mit anderen in verschiedenen Vorgängen zusammen. Wie kommen Sie an die notwendigen Dokumente, um Ihre Arbeit zu erledigen? Richtig, Sie schicken sich intern E-Mails zu.

Ein Beispiel: Alice, Bob und Charlie arbeiten an einem Projekt. Charlie hat den aktuellen Plan in seiner eigenen Ablage.

  • 9 Uhr: Alice möchte etwas im Projektplan nachschauen und stellt fest, dass dieser nicht mehr stimmt. Sie schreibt eine E-Mail an ihre Kollegen.
  • Bob antwortet sofort. Er habe den aktuellen Plan nicht.
  • Charlie ist in einem Meeting und sieht die Nachricht erst um 11 Uhr, verschickt den Plan aber sofort.

Ergebnis: Eine Anfrage führt zu 9 internen E-Mails, 5 Kopien einer Datei, mind. 6 Unterbrechungen und 2 Stunden Wartezeit.

Die gemeinsame Ablage ist unser Thema beim Common Sense Team. Wir haben der Verwaltung im Bistum Fulda beim Aufbau einer gemeinsamen Ablage geholfen. Heute finden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Dokumente zu allen Vorgängen in einem Dokumentenmanagementsystem. Der Zugriff ist natürlich durch ein Berechtigungssystem geregelt.

Ein Jahr später: das System wird gut genutzt. Es gibt sehr positive Rückmeldungen. Die Assistentin der Rechtsabteilung war begeistert von der Abschaffung der internen Silos und der Einfachheit der direkten Zusammenarbeit.

Das geht auch in Ihrer Organisation. Sprechen Sie uns an.

Literaturtipp: Steinbrecher, Wolf: Agile Einführung der E-Akte mit Scrum : Die digitale Akte als kollaborative Teamplattform aufsetzen. Berlin Heidelberg New York: Springer-Verlag, 2019.