Fallstudie: Die Universität Bielefeld nutzt Scrum und einen agilen Vertrag für die Zusammenarbeit mit Lieferanten

Wie gestaltet man Verträge für eine agile Zusammenarbeit? Ein Werkvertrag erfordert die vollständige Spezifikation vorab, ein Dienstvertrag macht die Planung für Kunden schwierig. Die Lösung: wir kombinieren Dienst- und Werkvertrag.

In dem folgenden Video stellen wir Ihnen in weniger als 2 Min. ein Projekt bei der Universität Bielefeld vor.

Die Universität Bielefeld nutzt Scrum und einen agilen Vertrag für ihr DMS-Projekt

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Haben Sie das schon erlebt? Sie wollen eine neue Software einführen. Obwohl Sie den genauen Umfang und das neue Produkt noch gar nicht kennen, sollen Sie jetzt schon einen umfassenden Vertrag abschließen. Kann man das nicht flexibler hinbekommen?

Doch das geht, mit unserem Rahmendienst-Sprintwerkvertrag. Auf Basis vergleichbarer Projekte schließen Auftraggeber und Auftragnehmer einen Dienstvertrag, der sicherstellt, dass Experten und Fachleute für die vereinbarte Zeit verfügbar sind. Innerhalb dieser Zeit wird das zu liefernde Werk in sehr kleinen Abschnitten, den Sprints, definiert, geliefert und abgenommen. Dazu gibt es Anlagen zur Planung und zur Qualitätssicherung. Dieses Vorgehen haben wir in unserem Blog dokumentiert. Es gibt auch einen Vorschlag von uns, wie man dies mit den Vorlagen der EVB-IT gestaltet.

Dies hat die Uni Bielefeld überzeugt, die wir bei der Einführung einer digitalen Akte begleitet haben. Zum einen hat sich die Universität den Rahmendienst-Sprintwerkvertrag zu eigen gemacht. Zum anderen haben die Umsetzer mit vielen Elementen von Scrum gearbeitet, um kontinuierlich Ergebnisse zu liefern.

Eine gute Zusammenarbeit scheitert nicht am Vertrag. Das Schuldrecht in Deutschland bietet einen guten Rechtsrahmen, auch für eine agile Zusammenarbeit.

Wenn Sie mehr über agile Zusammenarbeit erfahren wollen, sprechen Sie uns an.

Links zum Vertragsmodell:

Fallstudie: Ein Landkreis in Bayern bindet die Anwender:innen in die Softwareauswahl ein

Wie rechnen sich eigentlich IT-Projekte? Die Vorteile ergeben sich dann, wenn Menschen anders arbeiten. Daher lohnt es sich, diese Menschen von Anfang an mit einzubinden.

In dem folgenden Video stellen wir Ihnen in 2 Min. ein Projekt in einem Landkreis in Bayern vor, bei dem die Anwender:innen die Lieferantenauswahl vorbereitet haben.

Ein Landkreis in Bayern beteiligt die Anwender:innen an der Softwareauswahl

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Fragen Sie sich manchmal, wie sich IT-Systeme rechnen? Während man leicht die Kosten für Lizenzen, Hardware, Anpassungen und Schulungen für eine neue Software ausrechnen kann, bleibt die Frage, wie man den Nutzen abschätzt.

Experten haben die Zusammenhänge herausgearbeitet:

  • der Nutzen lässt sich über zusätzliche Erlöse, eingesparte Kosten oder höhere Qualität ausrechnen.
  • Diesen Nutzen gibt es aber nur, wenn sich etwas dauerhaft in den Abläufen ändert, z. B. etwas tun, was man vorher nicht konnte, etwas besser machen als vorher oder mit etwas aufhören, das zu hohen Kosten führt.
  • Für die dauerhaften Änderungen müssen wir einmalig etwas tun: neue Abläufe definieren, Dinge auf- oder abbauen.
  • Jetzt kommt unser IT-System ins Spiel. Es hilft uns bei diesen Arbeiten und bei den dauerhaften Änderungen.

So, wie wir bei der Planung einer Party zuerst an die Gäste denken, so binden wir bei einer neuen Software die Anwender von Anfang an mit ein.

Die gemeinsame Gestaltung der Arbeit ist unser Thema beim Common Sense Team. Wir haben einem Landratsamt in Bayern bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems geholfen. Für das erste Meeting mit potentiellen Lieferanten haben wir ein gemischtes Team aus Ämtern zusammengestellt. Es hat gemeinsam User Storys erstellt, um damit die neuen Softwareprodukte kennenzulernen. Die Lieferanten waren überrascht, dass hier die Anwender und nicht der IT-Leiter die treibende Kraft hinter der Einführung waren.

Feedback der Anwender: Es war das erste Mal, dass wir in der Verwaltung übergreifend gemeinsam ein komplexes Problem gelöst haben.

Wenn Sie wissen wollen, wie das geht, sprechen Sie uns an.

Literaturtipp: Ward, John ; Daniel, Elizabeth: Benefits Management : Delivering Value from IS and IT Investments. New York: Wiley, 2012.

Fallstudie: Gemeinsame Ablage im Bistum Fulda

Eine gemeinsame Ablage ist die Grundlage für digitale Zusammenarbeit. Dokumente werden nicht mehr per E-Mail ausgetauscht, sondern es gibt ein gemeinsames System, auf das alle Beteiligten gemäß Berechtigungskonzept Zugriff haben.

In dem folgenden Video stellen wir Ihnen in 2 Min das Projekt in Fulda vor.

Das Bistum Fulda führt eine gemeinsame Ablage in der Verwaltung ein.

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Kennen Sie das? Jeder in der Organisation verwaltet seine Dokumente und E-Mails selbst. Sie auch. Sie arbeiten mit anderen in verschiedenen Vorgängen zusammen. Wie kommen Sie an die notwendigen Dokumente, um Ihre Arbeit zu erledigen? Richtig, Sie schicken sich intern E-Mails zu.

Ein Beispiel: Alice, Bob und Charlie arbeiten an einem Projekt. Charlie hat den aktuellen Plan in seiner eigenen Ablage.

  • 9 Uhr: Alice möchte etwas im Projektplan nachschauen und stellt fest, dass dieser nicht mehr stimmt. Sie schreibt eine E-Mail an ihre Kollegen.
  • Bob antwortet sofort. Er habe den aktuellen Plan nicht.
  • Charlie ist in einem Meeting und sieht die Nachricht erst um 11 Uhr, verschickt den Plan aber sofort.

Ergebnis: Eine Anfrage führt zu 9 internen E-Mails, 5 Kopien einer Datei, mind. 6 Unterbrechungen und 2 Stunden Wartezeit.

Die gemeinsame Ablage ist unser Thema beim Common Sense Team. Wir haben der Verwaltung im Bistum Fulda beim Aufbau einer gemeinsamen Ablage geholfen. Heute finden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Dokumente zu allen Vorgängen in einem Dokumentenmanagementsystem. Der Zugriff ist natürlich durch ein Berechtigungssystem geregelt.

Ein Jahr später: das System wird gut genutzt. Es gibt sehr positive Rückmeldungen. Die Assistentin der Rechtsabteilung war begeistert von der Abschaffung der internen Silos und der Einfachheit der direkten Zusammenarbeit.

Das geht auch in Ihrer Organisation. Sprechen Sie uns an.

Literaturtipp: Steinbrecher, Wolf: Agile Einführung der E-Akte mit Scrum : Die digitale Akte als kollaborative Teamplattform aufsetzen. Berlin Heidelberg New York: Springer-Verlag, 2019.

Das Common Sense Team sammelt Erfahrungen aus den Corona-Offices

Jan Fischbach und Wolf Steinbrecher haben eine Umfrage gestartet. Sie wollen die Erfahrungen aus den vergangenen Wochen sichern. In der Zeit haben sich spontan und vielfach agile Vorgehensweisen in den Büros, Werkstätten und Produktionshallen herausgebildet. Ohne diese Muster wären die Herausforderungen gar nicht zu meistern gewesen. Wir wollen Ihnen helfen, diese Erfahrungen für die Zeit nach Corona zu bewahren.

Was sind Ihre Erfahrungen? Bitte machen Sie bei unserer Umfrage mit und teilen Sie den Link mit anderen: https://jf200399.survey.fm/lehren-aus-der-krise

Einen Hintergrundbericht gibt es im Teamworkblog: https://www.teamworkblog.de/2020/06/welche-erfahrungen-wollen-wir-aus-der.html

 

Agiles Arbeiten als Rahmen für die nächsten Herausforderungen

Am 18. und 19. September 2018 fand in Karlsruhe ein Scrum-Workshop für Mitglieder aus der Verwaltung statt. Die Workshopteilnehmer haben sich in den zwei Tagen mit Scrum und dem Agilen Manifest auseinander gesetzt.

Dabei wurde deutlich, dass es nicht in erster Linie um die Methode Scrum geht, sondern darum, wie wir künftig unsere Zusammenarbeit verbessern. An welchen Stellen können wir ansetzen?

Eine Kollegin kam aus der Wirtschaftsförderung und sprach darüber, dass agiles Arbeiten als eine Maßnahme gesehen wird, die die Attraktivität von Arbeitgebern erhöht. Auf diese Weise soll dem Mangel an Fachkräften entgegen gewirkt werden. Die Ausbildung von Fachkräften war übrigens der Auslöser für das, was wir heute Agilität und Lean Thinking nennen (siehe Stichwort „Training Within Industry“ bei der Wikipedia in deutscher Sprache).

Feedback zum Workshop
Feedback zum Workshop

Für uns war es ein wichtiger Austausch. Die nächsten Scrum-Workshops von CST finden am 24.-25. Oktober und am 13.-14. November statt. Wir suchen noch engagierte Leute aus Verwaltung und Wirtschaft, um besser zu verstehen, welche Herausforderungen in den nächsten Jahren zu erwarten sind.

Auf unserer Webseite gibt es die Möglichkeit, sich zum Workshop anzumelden.